Privacyverklaring UpValue
Versie 1.1 - 23 oktober 2026 - status: vastgesteld
UpValue VOF, Zuidelijk Halfrond 1, 2801 DD Gouda, KvK 42176652
In deze privacyverklaring lees je hoe UpValue omgaat met persoonsgegevens: welke gegevens we gebruiken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij
UpValue regisseert de levensloop van zakelijke IT-devices, zoals werktelefoons en laptops: van afmelden en verzenden tot hergebruik, opknappen, reparatie of veilige afvoer. Dat doen we via het online platform app.upvalueit.eu, samen met verwerkende partners.
UpValue is een vennootschap onder firma (UpValue VOF), gevestigd aan Zuidelijk Halfrond 1, 2801 DD Gouda, KvK 42176652. Vragen over privacy stel je via privacy@upvalueit.eu.
2. Twee rollen
Hoe UpValue met jouw gegevens omgaat, hangt af van de organisatie waarvoor je werkt:
- Werk je bij een klant van UpValue? Dan bepaalt jouw werkgever waarvoor je gegevens in het platform worden gebruikt. UpValue verwerkt ze alleen in opdracht van je werkgever (UpValue is dan "verwerker"). Voor vragen of verzoeken kun je het beste bij je werkgever terecht; als je ze bij ons indient, sturen we ze door.
- Werk je bij een UpValue partner of IT-leverancier, of heb je zakelijk contact met ons? Dan is UpValue zelf verantwoordelijk voor je gegevens. Deze verklaring beschrijft hoe we dat doen.
3. Welke gegevens we gebruiken en waarom
| Waarvoor | Welke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je account op het platform | Naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, rol, taalvoorkeur, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen) en de sleutel voor tweestapsverificatie | Het uitvoeren van de samenwerking met je werkgever (gerechtvaardigd belang) |
| Beveiliging van het platform | Inlogmomenten, mislukte inlogpogingen, IP-adres en browsertype; een overzicht van wat er in het platform is gedaan (auditspoor) | Onze plicht om het platform goed te beveiligen, en ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen |
| Meldingen per e-mail | Naam, e-mailadres, inhoud van de melding | Het uitvoeren van de samenwerking |
| Verzending van devices | Naam en adres van de verzend- of ontvangstlocatie, contact-e-mailadres | Het uitvoeren van de samenwerking |
| Administratie en facturatie | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, factuurgegevens | Het uitvoeren van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht |
| Zakelijk contact | Naam, organisatie, contactgegevens, inhoud van het contact | Gerechtvaardigd belang |
We gebruiken je gegevens niet voor marketing van anderen, we verkopen ze niet, en we nemen geen beslissingen over je op basis van alleen geautomatiseerde verwerking.
4. Gegevens op devices
Devices worden door de klant gewist en uit het beheersysteem gehaald vóórdat ze worden verzonden. Onze partner controleert elk device bij ontvangst; komt een device toch niet gewist binnen, dan wist de partner het alsnog, zonder de inhoud te bekijken, en krijgt de klant daarvan een melding. Gebruikers van devices worden niet in het platform geregistreerd.
5. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account | Zolang je account actief is. Daarna 12 maanden, en dan worden je gegevens geanonimiseerd |
| Inlogpogingen | 12 maanden |
| Auditspoor | Wat er gebeurde, bewaren we zolang de overeenkomst loopt plus 7 jaar. Jouw naam staat erbij zolang je account bestaat; 12 maanden nadat je account is gesloten, wordt hij geanonimiseerd |
| Wisbewijzen van devices | 5 jaar na het wissen |
| Administratie en facturen | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Zakelijk contact | 2 jaar na het laatste contact |
6. Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de dienst. We werken met deze soorten partijen. Ze werken alleen in onze opdracht, en met elk van hen hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Klanten ontvangen de lijst met namen bij de verwerkersovereenkomst.
- een hostingpartij in de EU: hosting van het platform en back-ups, met een tweede, versleutelde kopie van de back-ups bij een andere partij in de EU.
- een partij voor het technisch beheer van de server.
- een e-maildienst in de EU: verzenden van e-mailmeldingen.
- kantoorsoftware in de EU: onze eigen e-mail en documenten.
- een dienst voor foutmeldingen in de EU: storingen opsporen en oplossen.
- een vervoerder in Nederland: verzendlabels en track & trace.
- onze verwerkende partners: ontvangst en verwerking van devices.
Alle gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte. We geven gegevens aan een overheidsinstantie alleen als de wet dat verplicht.
7. Beveiliging
We beveiligen je gegevens onder meer met verplichte tweestapsverificatie, versleutelde verbindingen, strikte scheiding tussen organisaties, een auditspoor en dagelijkse back-ups. Merk je iets wat op een beveiligingsprobleem lijkt? Meld het via security@upvalueit.eu. Hoe je dat doet en wat je van ons kunt verwachten, staat in ons beleid voor het melden van kwetsbaarheden.
8. Cookies
Het platform en de website upvalueit.eu gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en het platform veilig te gebruiken: een sessiecookie, een cookie tegen misbruik van formulieren (CSRF), en als je daarvoor kiest een cookie om ingelogd te blijven. We gebruiken geen analytische cookies, advertentiecookies of trackers van derden. Daarom vragen we geen toestemming voor cookies.
9. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken, en om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Stuur je verzoek naar privacy@upvalueit.eu. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen je te identificeren, zodat we zeker weten dat het verzoek van jou komt.
Werk je bij een klant van UpValue, dan gaat je verzoek over gegevens die we voor je werkgever verwerken. We sturen het dan door naar je werkgever en helpen die bij de afhandeling.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de laatste versie is vastgesteld.